Comment mener vos entretiens d’évaluation sans vous planter ?

Découvrez nos conseils pour des entretiens d'évaluations réussis.

 

Sur papier, la mise en place d’un système d’entretien d’évaluation semble un incontournable pour toute entreprise ou institution qui veut une gestion dynamique et efficace de ses ressources humaines.

Bien mené, il est un moment de dialogue qui permet au manager et au collaborateur de mieux comprendre leurs attentes réciproques. C’est une occasion de prendre du recul, de sortir la tête du guidon pour faire le point sur ce qui va bien et ce qui doit être amélioré. C’est un moment de célébration et une opportunité de redémarrer la nouvelle année dans de bonnes conditions.

Vous découvrirez, dans cet article, les symptômes qui vous permettent de savoir si votre système d'évaluation est défectueux et les causes classiques de ces problèmes. Nous vous proposerons quelques règles de base pour mettre un maximum de chances de votre côté.

 

  • Ne jetez pas le bébé avec l’eau du bain

     

    Dans la pratique, les choses peuvent être compliquées ; la mise en place d’un système d’évaluations est parfois lente, ardue. La sauce ne semble pas prendre, managers et collaborateurs n’adhèrent pas et participent aux entretiens à contre cœur. Les collaborateurs qui sortent plus démotivés de leur entretien sont légion.

    En conséquence, certaines entreprises finissent par renoncer carrément à leur système d’évaluation.

    Selon nous en procédant de la sorte, elles « jettent le bébé avec l’eau du bain ». Ce n’est pas le principe des évaluations qui doit être remis en cause.

    Souvent les entreprises qui sont confrontées à ce genre de problèmes ont commis toute une série d’erreurs dans la conception et la mise en place de leur système d’évaluation comme négliger la formation aux entretiens d'évaluation pour les managers et pour les collaborateurs.

     

  • Quels sont les symptômes d'un système d’évaluation qui ne marche pas ?

     

    • Des entretiens bâclés, inefficaces.
    • Des collaborateurs qui ressortent plus démotivés.
    • Un entretien défouloir, utilisé par le collaborateur comme un bureau des plaintes.
    • La perception, tant chez les managers que chez les collaborateurs, que l’entretien d’évaluation n’est rien d’autre qu’une formalité administrative
    • La négociation salariale qui devient le cœur de la discussion au détriment de l’évaluation des performances

     

  • Pourquoi vos entretiens d'évaluation ne fonctionnent pas ?

    Causes structurelles

     

    Le mieux est l’ennemi du bien : la surutilisation de l’entretien d’évaluation par le RH

    Les services ders Ressources Humaines ont besoin de prendre des décisions diverses concernant les collaborateurs. Qui va être promu ? Qui devrait recevoir une augmentation ?...

    Pour un maximum d’objectivité et de cohérence entre les différents départements, les Ressources Humaines ont besoin d’informations qui soient les plus factuelles possibles. La tentation est donc grande d’utiliser l’entretien d’évaluation à cette fin.

    Malheureusement, un lien, parfois mécanique, a été introduit entre les résultats de l’évaluation et les promotions, les primes… L’objectif initial de l’entretien d’évaluation de favoriser la performance et l’épanouissement au travail se perd alors. L’évaluation est perçue comme un contrôle, une négociation et en devient, souvent, une source redoutable de démotivation des collaborateurs.

     

    Les résultats sont faussés : la courbe en cloche

    Parfois, l'évaluation du collaborateur est influencée par des critères statistiques imposés au manager. Il ne peut pas dépasser un certain pourcentage de résultats au-delà de la moyenne. Cela le ferait sortir de la courbe de Gauss qui lui est imposée.

    Les résultats deviennent le reflet de la politique RH plutôt que celui-ci de la performance des collaborateurs.

     

    Un système qui n’est pas transparent

    Le recours à cette distribution forcée est toujours un tabou mais c’est également, bien souvent, un secret de polichinelle. Ce n’est pas annoncé clairement car cela peut être très démotivant pour les collaborateurs chez qui s’installe aussi la méfiance : « si on nous cache cela, qu’est-ce qu’on nous cache d’autre ».  

     

    Eliminer les plus faibles

    Dans certaines entreprises, faire partie des 10% des personnes les moins bien cotées deux ans de suite revient à prendre la porte. Une culture de la peur risque de s'instaurer.

     

    Le bouleversement culturel n’est pas compris

    La mise en place d’un système d’évaluation est un vrai bouleversement culturel qui est accompagné de toutes une série de préoccupations et de craintes. Si vous n’accompagnez pas vos équipes face à celles-ci, la « mayonnaise risque de ne pas prendre ».

    Réduire l’entretien au remplissage d’un document administratif est pour les managers comme pour leurs collaborateurs la meilleure manière de pouvoir dire qu’ils ont suivi vos consignes tout en évitant de prendre le moindre risque.

    C’est la meilleure façon de ne pas pouvoir être pris en défaut tout en résistant au changement : une résistance passive et déguisée.

     

    Les managers ne sont pas formés en profondeur

    Un entretien d’évaluation n’a rien à voir avec un entretien habituel. Les managers sont formés pour résoudre des problèmes, prendre des décisions, donner des consignes, s’assurer que celles-ci soient suivies. Leur finalité est que les objectifs soient atteints.

    Lors d’un entretien d’évaluation, leur rôle est d’écouter, de poser des questions… pour renforcer le lien et la motivation.

    Les compétences nécessaires sont totalement différentes et nouvelles pour de nombreux managers ; ce qui permet de mieux comprendre le profond inconfort qu’ils ressentent.

    Souvent la formation aux entretiens d’évaluation couvre la procédure, les règles et quelques vagues principes de communication sans une réelle mise en pratique ni un développement en profondeur des compétences nécessaires. Les entretiens d’évaluation vont se faire sur un mode trop directif ou vont se résumer au simple remplissage d’un document administratif. Il n’y aura pas de vrai dialogue, le collaborateur ne va pas comprendre le sens, ni l’utilité de l’exercice.

     

    Causes managériales

     

    Le manager n'investit pas assez dans l'entretien d'évaluation

    Que ce soit un entretien improvisé, annoncé à la dernière minute ou encore d’une durée trop limitée (moins d’une heure) ou voire pire, interrompu, les conséquences sont les mêmes : envoyer un message très négatif quant à son importance.

    Comment espérez-vous convaincre le collaborateur de s’impliquer si l'investissement du manager est à ce point minimaliste ?

     

    Le manager communique mal

    Certains managers ont une communication négative, basée sur des interprétations non validées. Ils parlent en "tu", Ils sont « sur-assertifs », partent avec des préjuges qui ferment la porte aux échanges.

     

    Le manager n'écoute pas

    Dans certaines situations, le manager commence son entretien en ayant déjà fait son évaluation. Quoi que dise son interlocuteur, il s’est déjà forgé son point de vue et ne sera pas réceptif aux arguments de son collaborateur ; Il parle beaucoup, pose très peu de questions ouvertes et ne favorise pas le dialogue ; parfois même il ne prend pas en considération l’auto-évaluation faite par ce dernier.

    C’est pour éviter ce genre de dérive que l’écoute active est d’un des éléments clés d’une bonne formation au management.

     

    C’est trop beau

    Des fois, le manager sait que son collaborateur n’a pas fait preuve de proactivité, que son engagement est minimum mais, par crainte d’une démotivation encore plus grande ou par risque de susciter des tensions sociales, il accorde des scores totalement immérités.

    Ces managers évitent, souvent, à tout prix les sujets qui fâchent (le tabou remplace le dialogue). Ils sont rassurés lorsque le collaborateur ne s'est pas exprimé ou est resté superficiel.

     

    Des objectifs flous

    Si l’entretien d’évaluation annuel se termine par des propos vagues du style « continue comme ça » ou par des objectifs inatteignables, le collaborateur ne saura rien en faire de concret ; oubliez la motivation pour atteindre ses objectifs.

     

  • Conseils pour le manager évaluateur

     

    Avant l’entretien

    Soyez pro actif et planifiez suffisamment à l’avance les entretiens avec vos collaborateurs : cela leur mettra de prendre le temps de s’y préparer ; c’est un moment crucial pour eux (et pour vous).

    Prévoyez une plage horaire adéquate pour vous montrer disponible à un échange sur tous les points à aborder.

    Envoyez le document d’auto-évaluation à remplir à votre collaborateur (ou vérifiez s’il l’a bien reçu dans les cas où le service des RH s’en occupe) et remplissez le vôtre.

    Soyez attentif à construire votre évaluation sur des faits concrets, vérifiés et représentatifs (ne faites pas de généralisations à partir de faits isolés).

     

    Pendant l’entretien 

    Favorisez la simplicité

    Limitez le nombre d’objectifs, de compétences, d’attitudes / comportements, valeurs à évaluer.

    Cela permet de ne pas noyer le message et de rester réaliste quant à l’évolution de votre collaborateur.

     

    Stimulez le dialogue

    Il s’agit du moment de l’année où vous consacrez le plus de temps à chacun des membres de votre équipe ; comparez vos documents, laissez leur l’occasion de s’exprimer, c’est pour vous un bon moyen d’obtenir des informations très utiles sur lui, votre équipe et votre département ; posez des questions ouvertes, écoutez de manière empathique et neutre, utilisez le silence, …

    Laissez d’abord votre collaborateur s’exprimer. Donnez ensuite votre feedback en vous basant sur des faits concrets. Veillez à soulever les points forts de votre collaborateur, ses axes de développement ainsi que son évolution de carrière.

     

    Fixez un plan d’actions

    Après avoir pris en compte toutes les informations, vous pouvez faire le point et fixer des objectifs (SMART) pour l’année à venir.

    Pensez à vérifier votre compréhension mutuelle.

     

    Après l’entretien 

    Pratiquez l'évaluation continuée

    Tout au long de l’année, faites le suivi de votre collaborateur. Profitez des occasions où ses performances, ses attitudes répondent ou non aux objectifs fixés lors de l’entretien d’évaluation. Donnez-lui chaque fois un feedback.

    C’est la meilleure façon de montrer l’importance de l’entretien d’évaluation et d’aider le collaborateur à répondre aux attentes.

    Focalisez-vous sur un nombre limité de points d’amélioration pour chacun de vos collaborateurs. Cela ne sert à rien de vouloir améliorer 10 choses en même temps. Cela ne ferait qu’aggraver la difficulté à trouver le temps de faire l’évaluation continue.  Votre collaborateur, quant à lui, ne pourrait pas consacrer son énergie sur autant de points à améliorer. Il passerait à côté des points les plus importants à améliorer. Il courrait à l’échec.

    Faites un accord clair avec votre collaborateur du style : « Je vais te suivre sur ces deux points d’amélioration là. Je te donnerai un feedback régulier et je t’invite à venir me voir quand tu as besoin de soutien ou quand tu veux évaluer tes prestations ».

     Soyez persévérant : créez-vous un pense bête, développez l’habitude de suivre ces points et de donner un feedback régulier. Ne stoppez pas votre feedback parce que vous venez de constater une amélioration. Les rechutes sont fréquentes et font partie du processus d’amélioration. Rappelez-vous de féliciter les progrès, ne vous limitez pas à blâmer les insuffisances 

     

  • Conseils pour les Ressources Humaines

     

    Démarrez progressivement

    Nous conseillons toujours de commencer la première année par un entretien dont les résultats servent juste à définir des objectifs de l’année suivante sans évaluation formelle. Au fur et à mesure que vos managers et collaborateurs s’habituent à mener leurs entretiens d’évaluation, vous pouvez graduellement mettre en place des évaluations plus formelles.

     

    Ne forcez pas les résultats

    N’utilisez jamais une courbe de Gauss ou un autre instrument pour forcer les résultats dans une certaine enveloppe.

    Si vous pensez qu’un manager a été trop généreux dans ses évaluations, commencez par vérifier les éléments factuels qui permettent de valider cette évaluation. Il vous restera alors à :

    • Vous réjouir de la qualité du travail managérial.
    • Vous réjouir de l’opportunité de relever les objectifs à atteindre.

    La règle de base dans un entretien d’évaluation est : « si c’est bon, c’est bon ».

     

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Jean-Luc Dupont

Auteur, formateur, conférencier

MBTI®, Process Communication Management®, Leadership